Cloud oder eigener Server: Was passt zu einem kleinen Unternehmen?

Was bedeutet „Cloud“ eigentlich?

Bei einer Cloud-Lösung nutzen Sie Anwendungen, Speicherplatz oder Rechenleistung, die ein Anbieter über das Internet bereitstellt. Die zugrunde liegende Technik steht in einem Rechenzentrum.

Dabei kann „Cloud“ unterschiedliche Leistungen meinen. Ein fertiger E-Mail-Dienst unterscheidet sich deutlich von einem gemieteten virtuellen Server, auf dem Ihre Unternehmenssoftware läuft.

Für kleine Unternehmen sind vor allem zwei Varianten relevant:

• Fertige Anwendungen und Dienste: beispielsweise geschäftliche E-Mail, Kalender oder gemeinsame Dokumentablagen. Der Anbieter betreibt die Anwendung; Ihr Unternehmen kümmert sich weiterhin um passende Einstellungen, Benutzer und Zugriffe.
• Virtuelle Server: Sie mieten eine Serverumgebung im Rechenzentrum. Betriebssystem und installierte Programme müssen weiterhin betreut werden, sofern diese Aufgaben nicht ausdrücklich Teil einer vereinbarten Betriebsleistung sind.

Der Umfang der eigenen Aufgaben hängt vom Dienst ab. Microsoft beschreibt diese Aufteilung als gemeinsame Verantwortung zwischen Anbieter und Kunde.

Was spricht für einen Server im eigenen Betrieb?

Auf einem eigenen Server können Unternehmensanwendungen, Datenbanken oder gemeinsam genutzte Dateien liegen. Ein lokaler Betrieb kann sinnvoll sein, wenn vorhandene Software dafür ausgelegt ist oder Arbeitsabläufe eng mit bestehenden Systemen verbunden sind.

Auch große Dateien können ein Argument sein. Werden umfangreiche Projektunterlagen regelmäßig innerhalb des Büros verarbeitet, lohnt sich eine Betrachtung der Datenmengen und Übertragungswege.

Bestimmte interne Anwendungen können bei einer Störung des Internetanschlusses weiterarbeiten. Das setzt voraus, dass sie tatsächlich lokal funktionieren. Lizenzprüfungen, externe Datenquellen oder andere angebundene Dienste können weiterhin eine Internetverbindung benötigen.

Dem stehen Aufgaben gegenüber, die organisiert werden müssen: Wartung, Aktualisierungen, Datensicherung und die Wiederherstellung nach einem Ausfall. Auch Stromversorgung, geeignete Unterbringung und ein späterer Ersatz gehören zur Betrachtung.

Ein vorhandener, gut betreuter Server kann weiterhin sinnvoll sein. Sein Standort allein sagt wenig darüber aus, wie zuverlässig der Betrieb organisiert ist.

Wann kann eine Cloud-Lösung besser passen?

Cloud-Dienste sind besonders dann interessant, wenn mehrere Personen von unterschiedlichen Orten auf dieselben Informationen zugreifen sollen.

Vielleicht arbeitet die Geschäftsführung unterwegs, die Verwaltung im Büro und ein weiteres Teammitglied regelmäßig zu Hause. Gemeinsame Kalender, geschäftliche Postfächer und abgestimmte Dokumentablagen können solche Arbeitsweisen unterstützen.

Auch bei Veränderungen im Team können passende Cloud-Dienste hilfreich sein. Benutzerkonten und Lizenzen lassen sich je nach Angebot anpassen. Vertragslaufzeiten, Speichergrenzen und die Möglichkeiten zur Reduzierung sollten mitgeprüft werden.

Der Nutzen entsteht durch eine passende Einrichtung. Eine unübersichtliche Ordnerstruktur wird durch den Umzug nicht automatisch verständlicher. Ebenso braucht es Regeln dazu, wer Dokumente bearbeiten, teilen oder löschen darf.

Prüfen Sie zuerst Ihre wichtigsten Programme

Betrachten Sie vor einem Umzug die Anwendungen, auf die Ihr Betrieb täglich angewiesen ist. Dazu gehören beispielsweise Auftragsverwaltung, Buchhaltung, Zeiterfassung oder branchenspezifische Programme.

Klären Sie für jede wichtige Anwendung:

• Welche Betriebsformen unterstützt der Hersteller?
• Gibt es eine passende Cloud-Version?
• Darf die vorhandene Software auf einem virtuellen Server betrieben werden?
• Welche Datenbanken, Schnittstellen oder Zusatzprogramme werden benötigt?
• Verändern sich Funktionen, Lizenzbedingungen oder Arbeitsabläufe beim Wechsel?

Eine Anwendung lässt sich nicht immer unverändert übernehmen. Auch eine Cloud-Version desselben Herstellers kann sich von der bisherigen Installation unterscheiden.

Besonders wichtig sind Verbindungen zwischen Programmen. Wenn Ihre Auftragsverwaltung Daten an eine Buchhaltung übergibt, sollte dieser Ablauf nach einem Wechsel weiterhin funktionieren. Deshalb gehört eine Prüfung der Abhängigkeiten vor die Entscheidung über den Betriebsort.

Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre

Beim eigenen Server fällt häufig zuerst die Anschaffung auf. Bei einer Cloud-Lösung steht meist eine monatliche oder jährliche Gebühr im Vordergrund. Für einen brauchbaren Vergleich müssen Sie auf beiden Seiten weiterrechnen.

Vergleichen Sie beispielsweise einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren mit denselben Annahmen für Teamgröße, Datenmenge und Betreuungsumfang.

Ein bereits bezahlter Server verursacht weiterhin Betriebskosten. Ein Cloud-Abonnement kann durch zusätzliche Nutzer, Speicher oder Funktionen wachsen.

Lassen Sie getrennt ausweisen, welche Gebühren an den Anbieter gehen und welche Leistungen Ihr IT-Dienstleister übernimmt.

Wie abhängig ist Ihr Arbeitsalltag vom Internet?

Bei Cloud-Anwendungen gehört die Internetverbindung zu den wichtigen Voraussetzungen. Neben der Geschwindigkeit zählt, ob sie im Arbeitsalltag stabil funktioniert.

Was passiert, wenn Ihr Anschluss für einige Stunden ausfällt? Können Mitarbeiter vorbereitete Aufgaben weiterbearbeiten? Sind notwendige Dokumente verfügbar? Welche Tätigkeiten müssen warten?

Einige Anwendungen ermöglichen die Arbeit mit lokal gespeicherten Dateien. Bei OneDrive können ausgewählte Dateien auf dem Gerät verfügbar gehalten werden. Ausschließlich online gespeicherte Dateien lassen sich ohne Internetverbindung nicht öffnen. Welche Funktionen offline nutzbar sind, hängt zusätzlich von der Anwendung ab.

Auch bei einem lokalen Server können E-Mail, externe Portale und andere Dienste vom Internet abhängen. Hilfreich ist eine Liste Ihrer wichtigsten Tätigkeiten und der dafür benötigten Verbindungen.

Datensicherung gehört zu beiden Lösungen

Ob Dateien im Büro oder in einem Rechenzentrum liegen: Sie sollten wissen, wie wichtige Informationen nach einem Fehler wiederhergestellt werden können.

Synchronisation gleicht Änderungen zwischen Speicherorten ab. Das kann auch Löschungen betreffen. Microsoft weist darauf hin, dass das Löschen einer Datei in OneDrive Auswirkungen auf andere verbundene Speicherorte haben kann.

Vorhandene Papierkörbe, Versionsstände oder Wiederherstellungsfunktionen sind hilfreich. Prüfen Sie, ob Umfang und Aufbewahrungsdauer Ihren Anforderungen entsprechen.

Für Ihre Sicherung sollten diese Fragen beantwortet sein:

• Welche Dateien, Postfächer und Anwendungen werden erfasst?
• Wie häufig wird gesichert und wie lange werden Sicherungen aufbewahrt?
• Wie viel zwischenzeitliche Arbeit wäre bei einem Ausfall verloren?
• Wer führt eine Wiederherstellung durch und wie lange darf sie dauern?
• Wurde geprüft, ob die gesicherten Daten vollständig und nutzbar sind?

Das BSI empfiehlt regelmäßige Sicherungen und die Prüfung, ob diese die benötigten Daten enthalten und lesbar sind.

Klären Sie Zugriffe, Datenwege und Zuständigkeiten

Bei beiden Betriebsformen brauchen Mitarbeiter Zugriffe, die zu ihren Aufgaben passen. Eine gemeinsame Ablage muss beispielsweise zwischen allgemeinen Unterlagen und vertraulichen Personalinformationen unterscheiden.

Legen Sie fest, wer Konten freigibt, Berechtigungen bestätigt und Zugänge beim Ausscheiden eines Mitarbeiters entzieht.

Bei Cloud-Diensten kommen Fragen zum Anbieter hinzu: Wo werden Daten verarbeitet? Welche weiteren Unternehmen sind beteiligt? Welche Vertragsbedingungen gelten? Welche Möglichkeiten bestehen für Export und Löschung?

Die Angabe „Rechenzentrum in Deutschland“ beantwortet diese Fragen nur teilweise. Betrachten Sie den gebuchten Dienst und seine Bedingungen.

Ebenso sollte die Betreuung geregelt sein. Wer installiert Updates? Wer prüft Sicherungen? Wer ist bei Anwendungsfehlern zuständig? Ein Anbieterabonnement und eine laufende Betreuung können unterschiedliche Leistungen sein.

Drei mögliche Ausgangslagen aus dem Betriebsalltag

Die folgenden Beispiele sind vereinfacht und dienen der Orientierung.

Ein kleines Büro arbeitet überwiegend mit E-Mail und Dokumenten. Das Team benötigt gemeinsame Kalender und möchte unterwegs auf Unterlagen zugreifen. Passende Cloud-Anwendungen können eine Grundlage sein. Entscheidend sind eine verständliche Ablage, passende Berechtigungen und die Prüfung weiterer Programme.

Ein Handwerksbetrieb nutzt eine bestehende Fachanwendung. Die Software läuft auf einem vorhandenen Server und ist mit weiteren Abläufen verbunden. Zuerst sollte geprüft werden, welche Betriebsformen der Hersteller unterstützt. E-Mail oder ausgewählte Dokumentablagen könnten unabhängig davon über Cloud-Dienste organisiert werden.

Ein Betrieb verarbeitet große Projektdateien. Ein erheblicher Teil der Arbeit findet im Büro statt. Eine lokale Ablage kann für bestimmte Daten sinnvoll bleiben, während ausgewählte Unterlagen extern bereitgestellt werden. Dabei muss eindeutig sein, welcher Dateistand verbindlich ist.

Eine Kombination kann Anforderungen gezielt abdecken. Sie braucht klare Zuständigkeiten und kann durch zusätzliche Schnittstellen mehr Betreuung erfordern.

Planen Sie den Wechsel in überschaubaren Schritten

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Anwendungen, Datenmengen, Benutzer, Verträge und bestehende Sicherungen. Anschließend lässt sich festlegen, welcher Bereich zuerst verändert werden soll.

Ein abgegrenzter Test mit typischen Arbeitsvorgängen hilft, offene Fragen zu erkennen. Prüfen Sie Anmeldung, Dateibearbeitung, Berechtigungen und erforderliche Datenübergaben.

Für die Umstellung brauchen Sie einen Zeitplan, eine geprüfte Sicherung und einen festgelegten Rückweg, falls wichtige Abläufe nicht funktionieren. Bestehende Systeme sollten erst außer Betrieb gehen, wenn die Übernahme und der laufende Betrieb ausreichend geprüft wurden.

Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Entscheidung beginnt bei Ihren täglichen Aufgaben. Welche Programme müssen zuverlässig laufen? Wer benötigt von wo Zugriff? Welche Unterbrechungen kann Ihr Betrieb verkraften? Und wer übernimmt die Betreuung?

Bei Botta IT Solutions betrachten wir Ihre bestehenden Anwendungen, Datenablagen und Zugänge gemeinsam mit Ihnen. Darauf aufbauend stimmen wir ab, welche Cloud-Dienste sinnvoll sind, welche Systeme vor Ort bleiben und wie Datenübernahme, Sicherung und Betreuung organisiert werden können.

Beschreiben Sie uns Ihre aktuelle Arbeitsweise, die wichtigsten Programme und das, was sich verbessern soll. Gemeinsam besprechen wir den passenden nächsten Schritt.